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POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

SENZZES SAS, con la finalidad de establecer prácticas uniformes para la recolección, actualización, utilización, circulación y supresión de la información (tratamiento), y de conformidad con lo establecido en Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, ha desarrollado la presente política de tratamiento de la información:

  1. Quien, en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las administrativas, comerciales y laborales, sean de planta u ocasionales, pueda manejar cualquier tipo de información o dato personal a SENZZES SAS, y en la cual este actúe como encargado del tratamiento o responsable del mismo, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

  2. Principios que se aplicaran en el tratamiento de la información:

    • Principio de legalidad: en la recolección, captura, uso y tratamiento de datos personales,

      se dará la práctica correspondiente a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

    • Principio de libertad: el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial, que releve el consentimiento.

    • Principio de finalidad: el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean recolectados, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

    • Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

    • Principio de transparencia: en el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

    • Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva. salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un acceso restringido siempre y cuando SENZZES SAS tenga los recursos técnicos, aplicativo y estándares mínimos tecnológicos adecuados para poder brindar a sus clientes dicha consulta.

    • Principio de seguridad: los datos personales e información sujeta a tratamiento, serán objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y almacenamientos electrónicos, evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta y en general, en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

    • Principio de confidencialidad: todas y cada una de las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentren en bases de datos, se comprometen a conservarla y mantenerla de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios, para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

  1. La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

    • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

    • Datos de naturaleza pública.

    • Casos de urgencia médica o sanitaria.

    • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

  2. En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes.

  3. SENZZES SAS, actuando como IPS responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

    • Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

    • Solicitar y conservar la copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

    • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

    • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

    • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

    • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este, se mantenga actualizada.

    • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

    • Tramitar las consultas y reclamos formulados.

    • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

    • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

  1. SENZZES SAS se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional.

  2. SENZZES SAS, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento, que operan en el país, y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

  3. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte del SENZZES SAS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitios web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo.

  4. El aviso de privacidad, será utilizado en los casos en que no sea posible poner a disposición del titular, las políticas de tratamiento de la información. Este aviso contendrá como mínimo la siguiente información:

    • La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.

    • El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

    • Los mecanismos generales dispuestos por el responsable, para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

  1. El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

    • Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a SENZZES SAS, en su condición de responsable del tratamiento.

    • Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la autorización otorgada a SENZZES SAS, en su condición de responsable del tratamiento.

    • A recibir información por parte de SENZZES SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

    • Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento.

    • Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.

    • Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

  2. Los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos, solo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y respetando en todo caso, la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

  3. Se garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales, deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos. En consecuencia, SENZZES SAS garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual como persona natural, persona jurídica o que esté vinculada con la identificación del titular.

  4. El titular o el representante legal de la que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada.

El reclamo lo podrá presentar el titular o representante legal, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen o adicionen. En cualquier momento y de manera gratuita, el titular o su representante podrán solicitar a personal de SENZZES SAS la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

    • El titular, previa acreditación de su identidad o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

    • Representante de la persona natural, previa acreditación de la representación. Cuando la solicitud sea formulada por una persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar, y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización o eliminación, debe ser presentada a través de los medios habilitados por SENZZES SAS señalados en el aviso de privacidad y contener como mínimo la siguiente información:

    • El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

    • Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

    • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el

      titular busca ejercer alguno de los derechos.

    • En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales. SENZZES SAS tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de este que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señaladas. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

    • En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

    • SENZZES SAS, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando estos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

    • SENZZES SAS, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la cartelera de la IPS SENZZES SAS.

14. El titular o representante legal tienen el derecho en todo momento, a solicitar a SENZZES SAS la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

    • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

    • Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad de la cual fueron solicitados.

    • Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron solicitados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SENZZES SAS. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

    • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

    • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

    • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurí- dicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

  1. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, SENZZES SAS deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular o representante legal revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

  2. La totalidad de la información del titular puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con SENZZES SAS. Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, SENZZES SAS tomará las medidas necesarias para que los terceros receptores de la información, conozcan y se comprometan a observar esta política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada, para asuntos directamente relacionados propios de la relación comercial y de servicios con SENZZES SAS y solamente mientras esta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

  3. SENZZES SAS, también puede intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

    • Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;

    • Para cumplir con procesos jurídicos;

    • Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia;

    • Para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;

    • Para proteger nuestras operaciones;

    • Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y

    • obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

  1. SENZZES SAS designa a un empleado, Auxiliar Administrativa (Responsable del tratamiento) como la persona que recibirá, procesará y canalizará la información se reciba.

  2. En el evento en que se considere que SENZZES SAS dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrán contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida a la Auxiliar Administrativa, al correo electrónico ipssenzzes@gmail.com, dirigiéndose a la calle 33 # 74 E -84 o llamando al teléfono 416 51 31 en Medellín.

 

ANEXO 1
AVISO PARA PUBLICACIÓN EN LA CARTELERA INFORMATIVA DE SENZZES SAS, SOBRE EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013 reglamentario de la Ley 1581 de 2012, SENZZES SAS se permite comunicar que, con anterioridad a la entrada en vigencia de la referida norma, ha recolectado y procesado datos personales en desarrollo del cumplimiento del objeto para el cual fue creada. De conformidad con lo anterior, SENZZES SAS, como IPS, que almacena y recolecta datos personales, requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas las dependencias administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo. Esta información es y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de SENZZES SAS en su condición de IPS, de forma directa o a través de terceros, de acuerdo con las políticas de tratamiento de datos personales que están publicadas en la CARTELERA INFORMATIVA de SENZZES SAS, en los términos dispuestos por el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, queda autorizado de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito dentro de los treinta (30) días hábiles contados a partir de la recepción de la presente comunicación, a la cuenta de correo electrónico ipssenzzes@gmail.com dirigiéndose a la calle 33 # 74 E -84 o llamando al teléfono 4165135 en Medellín. En el evento en que usted considere que SENZZES SAS dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida a ipssenzzes@gmail.com

En virtud de lo anterior, en mi condición de paciente de SENZZES SAS, consiento y autorizo de manera expresa e inequívoca que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento. El Manual de Política de Tratamiento de Datos Personales puede ser consultado en la CARTELERA INFORMATIVA de SENZZES SAS.

ANEXO 2
MODELO AVISO DE PRIVACIDAD PARA DATOS NUEVOS

Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados de manera directa o a través de terceros designados, entre otras, y de manera meramente enunciativa para las siguientes finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de SENZZES SAS.

  • Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros, servicios, y demás actividades relacionadas con las funciones propias de SENZZES SAS como IPS y para facilitarle el acceso general a la información de éstos; proveer nuestros servicios.
    Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con los ofrecidos o que tenga SENZZES SAS.
  • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, contratistas, contratantes, proveedores y empleados.
  •  Informar sobre cambios de los servicios de SENZZES SAS.
  • Evaluar la calidad del servicio.
  • Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos.

Se les informa a los titulares de información que pueden consultar el Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Datos Personales de SENZZES SAS, que contiene las políticas para el tratamiento de la información recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, rectificación, actualización y supresión de los datos.

Oscar Emilio Restrepo Patiño

Representante Legal SENZZES SAS.

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